Электронные больничные: инструкция по применению

Вот уже больше полугода, а точнее, с 1 июля прошлого года, работает система электронных больничных. Но в процессе ее внедрения возникли определенные трудности, связанные преимущественно с плохой осведомленностью работодателей с правилами оформления листков нетрудоспособности в электронном виде и обмена информацией с ФСС и медицинскими учреждениями. До сих пор отсутствует официальный регламент такого взаимодействия. Однако, обобщив отдельные разъяснения Фонда социального страхования, можно изобразить порядок использования электронных больничных следующим образом.

Подготовительные работы

Прежде всего, необходимо обеспечить технические условия для соответствующей работы и оформить документацию. Для этого производятся такие действия.

• Подписание соглашения с ФСС. Бланк можно найти на сайте ведомства. Его придется распечатать, поскольку заключение такого соглашения в электронном виде не допускается.
• Оформить электронную подпись и опробовать ее на сайте соцстраха, чтобы убедиться в возможности работать с ней в системе ЕИИС «Соцстрах».
• Зарегистрироваться на сайте cabinets.fss.ru и получить личный кабинет страхователя.
• Установить программу для работы с больничными на компьютер ответственного за эту работу бухгалтера. Предварительно стоит проверить, может ли выполнять соответствующие задачи бухгалтерская программа, которая уже используется. Для обеспечения безопасности операций с электронными листками нетрудоспособности потребуется также средство криптозащиты информации (СКЗИ), которое следует установить.

Сразу же после проведения подготовительных работ переходить с бумажных больничных на электронные необязательно. Пока это происходит добровольно. Но о том, что вы пока не готовы к такому переходу, важно предупредить работников, чтобы они получали в медучреждениях бумажные документы. Если этого не сделать, сотрудник может оформить в поликлинике электронный лист нетрудоспособности, и ему придется обращаться туда повторно.

Правила безопасности

В процессе работы с электронными больничными происходит обмен с медучреждениями и Фондом социального страхования персональными данными. Поэтому необходимо позаботиться об их защите от несанкционированного доступа. С этой целью следует предпринять ряд мер.

• Придумать сложные пароли.
• Не давать пользователям системы слишком обширные права доступа. Ограничьте их необходимыми для выполнения обязанностей полномочиями.
• Следить за обновлениями программы обработки больничных и вовремя их устанавливать. Производители периодически исправляют ошибки, которые могут угрожать безопасности, и выпускают обновления.
• Время от времени копировать данные и хранить их отдельно, например, на дисках или сервере.
• Установить надежную антивирусную программу и своевременно ее обновлять.

Правила подписи электронных документов

Компании, которые уже начали работу с новым сервисом, пока используют для этого одну электронную подпись, так называемую КЭП страхователя, то есть юридического лица.

Однако на апрель текущего года планируются изменения в порядке обмена информацией с ФСС. Если они заработают, работодателям нужно будет иметь 3 электронные подписи. Кроме КЭП страхователя, которая используется и сейчас, потребуются еще и КЭП главбуха, а также начальника организации. Дополнительные подписи будут использоваться для подачи сведений о суммах пособий по временной нетрудоспособности.

Проверить, подходит ли ваша электронная подпись для обмена информацией с ФСС, можно на сайте ведомства.

Как работать с электронными больничными?

Компании, которые участвуют в пилотном проекте по прямым выплатам, обрабатывают электронные листы нетрудоспособности в таком порядке. Сначала в личном кабинете на сайте соцстраха работодатель заполняет часть больничного, содержащую расчет (так называемый «корешок»). Далее документ подписывается, после чего необходимо дождаться, когда изменится его статус в системе. Следующий шаг – отправка в ФСС электронного реестра с суммами пособий.

Если организация не является участником пилота, процедура упрощается. В этом случае больничный может обрабатываться как на сайте соцстраха, так и в собственной программе, используемой для работы с отчетностью. Выглядеть это будет примерно так. Ответственное за оформление электронных листков нетрудоспособности лицо загружает в свою программу больничный из кабинета страхователя по его номеру, проводит с ним все необходимые манипуляции и проставляет КЭП. После этого происходит автоматическая обработка документа в кабинете страхователя.

Возможные затруднения в процессе работы связаны с тем, что программы должны быть синхронизированы. Особенно сложно обеспечить своевременную обработку данных, если система учета стоит на компьютере, не подключенном к сети. Рабочее место бухгалтера зачастую в целях безопасности оборудуется локальным ПК, к которому не могут подключиться злоумышленники. В этом случае теряется преимущество новой электронной системы обработки больничных, позволяющей напрямую работать с базой данных ФСС, загружать документы в собственную программу и обмениваться информацией с соцстрахом.

См. также: