Как составить график отпусков на 2016 год

Каждая организация и ИП, имеющая работников, обязана составлять ежегодно график отпусков. Успеть утвердить график отпусков на 2016 год нужно до 17 декабря. Необходимость составлять ежегодно график отпусков зафиксирована в Трудовом кодексе. А в случае проверки ГИТ, в первую очередь, смотрят на наличие именно данных документов компании. Поэтому знать, как составить график отпусков на год, необходимо всем работодателям. Как это сделать правильно – расскажем в этой статье.

Согласно Конституции РФ, а также ТК РФ каждый работник, работающий по трудовому договору, имеет право на 28 дней ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ). Очередность отпусков предоставляется в соответствии с графиком (ст. 123 ТК РФ). Несмотря на то, что заполнение графика отпусков предусмотрено законом РФ, многие организации пренебрегают этой обязанностью. А дают отпуск по согласованию с руководством. Однако такой подход не только нарушает закон, но и лишает определенных прав работников, так как они не могут рассчитывать на гарантированный законный отдых, а также планировать его заранее.

Почему график отпусков нужно составлять

Прежде всего нужно сразу отметить, что несоблюдение закона о ежегодном составлении графика отпусков может повлечь к серьезным последствиям. Так, в случае выявления данного нарушения гос. инспекцией труда, организация может столкнуться с административной ответственностью в виде штрафа от 30 тыс. до 50 тыс. руб. или приостановления деятельности до 90 дн.

Но кроме ответственности работодателей есть и на самом деле преимущества, зачем график отпусков составлять на год:

• работодатель, имея график отпусков, может заранее оформить отпуск сотруднику, а также обеспечить выплату отпускных (ст. 136 ТК РФ);
• можно заблаговременно подготовить замену работнику на время отпуска;
• возможность контроль задолженности по отпускам и т. д.

Обратите внимание, что выплачивать отпускные необходимо не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Что нужно учесть при составлении графика отпусков

Прежде чем приступать к утверждению графика отпусков необходимо учесть следующие моменты:

• ознакомиться с обновлениями в российском законодательстве, так как ежегодно вносится множество поправок как в трудовое право, так и иные разделы;
• специфику деятельности организации, есть ли вредное и (или) опасное производство, то есть такие факторы, которые дают право работникам на дополнительный отпуск;
• непосредственно пожелания работников относительно отпуска.

Важно помнить, что отпуск на 28 дней может быть разделен по согласию работника на несколько частей. Однако одна из них не должна быть менее 14 дней. При этом право на отпуск появляется у работника после 6 мес. работы на данном рабочем месте.

Так новым сотрудникам график отпусков на будущий год с 1 января по 31 декабря составляется с учетом отработанного времени, то есть когда начался рабочий год каждого сотрудника.

Пожелания сотрудников относительно графика отпусков на год можно собирать различными способами, в законе это четко не прописано. Можно, например, собрать со всех заявления с указанием дат или составить график по отделам в электронном виде, вариантов множество.

Составляем график отпусков на 2016 год

В настоящий момент график отпусков может быть составлен как по индивидуальной форме организации, так и по унифицированной № Т-7. Как отмечают эксперты, официальная форма удобней и проще в эксплуатации.

Скачать форму Т-7.

Форма № Т-7 заполняется в соответствии с утвержденными Указаниями по ее применению (постановление Госкомстат № 1 от 05.01.2004г.). Так, информация о времени распределения отпусков должна содержаться в графике по месяцам. Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска в графике также фиксируется информация о:

• дополнительных отпусках, но только об оплачиваемых;
• неиспользованных отпусках как в этом году, так и переносящихся на следующий;
• отпусках внешних совместителей.

Утвержден график отпусков должен быть не позже, чем за 2 недели до начала нового года, т. е. на 2016 год – не позднее 17.12.2015г.

Подписывается график начальником отдела кадров и главами подразделений, а также руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом. Обратите внимание, что если на предприятии есть профсоюз, то его руководитель также должен подписать график.

Срок хранения графика отпусков в организации – 1 год.

Как заполнить форму № Т-7

Форма № Т-7, как мы уже написали, заполняется согласно утвержденным Указаниям Госкомстата. Пока график еще в стадии планирования кадровику необходимо заполнить только графы с 1 по 6. При этом названия должностей должны быть аналогичны с тем, как они указаны в штатном расписании. Табельные номера в графе 4 заполняются только в том случае, если они присвоены сотрудникам.

С начала нового года, для которого был утвержден график отпусков, по мере ухода сотрудников в отпуска заполняются графы с 7 по 9, и делается это от руки. Так, в 7 графе делается отметка по фактическому окончанию отпуска. А в 8 графе ставится запись о документе, на основании которого был перенесен отпуск (заявление сотрудника о переносе, приказ руководителя о переносе и т. п.).

Важно отметить, что заполнен график отпусков должен быть на всех без исключения сотрудников, в т. ч. руководителя. Касается это и таких работников, которые имеют право на отпуск в любое время, когда им это удобно. О дате начала отпуска таких сотрудников необходимо делать запись в графе 6. Если же происходят изменения с этой датой, то это отмечается в 8 и 9 графах.

Как знакомить сотрудников с графиком отпусков

Кадровик должен ознакомить работника с началом отпуска не менее чем за 2 недели до этого под роспись (ст. 123 ТК РФ). Однако не возбраняется информировать сотрудников о графике отпусков на год и иными способами, чтобы они имели возможность спланировать свой отдых, а также помнили о его датах. Сделать это можно, ознакомив с самим графиком отпусков, добавив графу 11 для подписи работников. Или же можно сообщить о дате начала отпуска в виде уведомления, составленного в произвольной форме. Такой документ будет считаться приложением к графику.

Кто может изменить даты отпусков

В течение года ситуация может меняться как у работника, так и у работодателя, поэтому в график отпусков могут вноситься изменения по соглашению сторон.

Чтобы изменить дату начала отпуска по инициативе работка, ему необходимо написать заявление (форма произвольная). И если руководитель согласен, он его подписывает. Далее издается приказ, с которым под роспись знакомят сотрудника. Также сотрудник может разбить свой отпуск на несколько частей, если изначально он был в графике указан на полные 28 дн. Для этого также пишется заявление, после чего издается приказ, а в график вносятся изменения.

Если изменения в график вносятся по инициативе руководителя, то ему нужно соблюсти определенный порядок. Так, для внесения изменений необходимо от сотрудника получить письменное согласие (ст. 125 ТК РФ), а после издать приказ о переносе отпуска.

Кроме того работник может быть отозван из отпуска, что должно быть оформлено также только с его согласия и желательно в письменной форме. При этом, если работник откажется досрочно выходить из отпуска, это не считается нарушением. А вот, если компании начнет угрожать и настаивать на выходе – это считается административным нарушением. Важно также помнить, что есть категории сотрудников, которые не могут быть отозваны: лица не достигшие 18 лет, беременные, сотрудники вредного производства и др.

Обратите внимание, что работодатель в случае изменения графика отпусков по его инициативе должен гарантировать сотруднику возможность использования оставшейся части отпуска в текущем году или же уже в следующем.

Все поправки в график отпусков вносятся с разрешения лица, которое его утвердило или иного уполномоченного лица.

Как внести изменения в график отпусков

Изменения в форму № Т-7 вносятся в графы с 8 по 9. Так реквизиты приказа, на основании которого он был перенесен, – в графу 8, а непосредственно новую дату – в графу 9. Графу 10 (Примечание) необходимо заполнять только в том случае, если:

• отпуск не был предоставлен за текущий год;
• сотрудника отозвали из отпуска, а оставшаяся часть была перенесена на следующий год;
• сотруднику продлили отпуск.

В самой графе 10 фиксируются основания, почему отпуск был продлен, перенесен или работник был отозван.

Скачать пример заполнения графика отпусков можно здесь.