Инструкция по заверению копии документа

В некоторых ситуациях в различные государственные органы или партнерам можно предоставлять не оригинал, а копию документа. Это особенно актуально, если оригинальный документ сложно изготовить или он есть в единственном экземпляре. Корректно оформленная копия документа не должна ничем отличаться от оригинала, а значит, она имеет ту же силу с юридической точки зрения. В законодательстве даже установлены специальные нормы и требования, как правильно произвести заверение копии документа.

Во-первых, в ней должны содержаться все реквизиты первоначального документа (как правило, копия изготавливается снятием с оригинала путем сканирования или ксерокопирования). Это касается номера, даты и места составления и других обязательных данных. Особенно важно наличие реквизитов для бухгалтерских документов, многие формы которых установлены законодательством и имеют набор обязательных полей для заполнения. Копия может быть изготовлена, как на специальном бланке, так и на простом листе бумаги, особых ограничений здесь нет. Главное, чтобы вся информация на документе могла быть прочитана и однозначно истолкована.

Во-вторых, на копии обязательно должно быть написано слово «Верно». Многие компании заменяют это слово фразой «Копия верна», что также допускается. Этот штамп или надпись от руки является обязательным реквизитом копии. Также на копии должны присутствовать следующие сведения:

• Должность сотрудника, который заверил копию. Это может быть руководитель, его заместитель или любой другой работник организации, у кого в соответствии с внутренними документами (устав, приказ, доверенность и так далее) организации имеется право заверять копии.
• Подпись данного сотрудника.
• Расшифровка подписи – фамилия, имя и отчество, чтобы в последующем можно было идентифицировать сотрудника, заверившего копию документа.
• Официальная печать организации, изготовившей оригинал.
• Дата, когда было произведено заверение документа.

Данные реквизиты предусмотрены ГОСТом, утвердившим единые стандартные требования к оформлению документов. Однако все еще имеет статус действующего и Указ Верховного Совета СССР, регламентирующий порядок выдачи юридическими лицами различных копий гражданам. Его требования полностью отражены в ГОСТе, кроме одного: организация обладает правом заверять копии не своих документов, но только в случае, когда оригинал такого документа имеется у нее в наличии. В такой ситуации, она обязана поставить отметку на копии о наличии у нее оригинала. Однако такие действия требуются крайне редко. Как правило, организации заверяют только копии документов, изготовленных собственными сотрудниками.

На практике часто встречаются такие разновидности копий, как умноженные экземпляры. Они специально распечатываются на различных устройствах. При их изготовлении первый экземпляр, который был напечатан, на него были поставлены печати, он был зарегистрирован в канцелярии и так далее, считается оригиналом, а все остальные – его копиями.

Итак, в соответствии с действующим стандартами в сфере делопроизводства, документ заверяется определенным образом. Под текстом изготовленной копии должна быть размещена следующая информация:

• Адрес организации, где хранится оригинал. Редко можно встретить на заверенной копии данную информацию, но в соответствии с действующими нормами и правилами, ее наличие является обязательным.
• Заверительная надпись в виде слова «Верно» или фразы «Копия верна». Часто для нанесения данного реквизита изготавливается специальная печать, что существенно облегчает труд делопроизводителей.
• Должность сотрудника, который заверил копию. Чтобы избежать проблем с партнерами или контролирующими органами при предоставлении им заверенной копии документа, рекомендуется к ней приложить приказ или доверенность, которая предоставляет работнику право осуществлять действия по заверению копий.
• Подпись такого работника.
• Расшифровка фамилии, имени и отчества сотрудника.
• Дата, когда документ был заверен.
• Печать организации.

См. также: