Как создать обособленное подразделение компании: поэтапная инструкция

По мере развития компании собственники сталкиваются с необходимостью расширения бизнеса, в том числе выхода на рынки других населенных пунктов и регионов. Охватить более широкий круг потребителей продукта (товара, работы или услуги) позволяет открытие обособленного подразделения (ОП). Разобраться в этой процедуре, упростить и ускорить ее прохождение позволит наша инструкция. Придерживаясь ее, можно избежать большинства ошибок и ответственности за нарушение порядка регистрации ОП.

Но прежде чем приступить к описанию процесса создания подразделения необходимо разобраться с его типами, а также с плюсами и минусами такого способа расширения сферы деятельности компании.

Преимущества и недостатки ОП

При открытии территориально обособленных от основной организации структур собственникам бизнеса приходится сталкиваться как с положительными сторонами этого процесса, так и с негативными моментами.

Среди преимуществ стоит выделить такие.

• Полная управляемость и подчинение подразделения создавшей его компании.
• Интенсивное повышение узнаваемости торговой марки, быстрое продвижение бренда.
• Выполнение правил, установленных в компании, и следование ее политике.
• Наличие возможности заменить сотрудников и руководящий состав подразделения на ведущих работников компании.

К основным недостаткам можно отнести следующие.

• Для создания сети ОП или даже одного такого подразделения требуются значительные финансовые вливания.
• Отвечать за все, что происходит в обособленной структурной единице, и нести все связанные с ее деятельностью риски приходится собственникам бизнеса.
• В связи с расположением ОП на удалении от главного офиса возникают сложности с контролем за его работой.

Формы и признаки ОП

Для выбора оптимальной разновидности подразделения необходимо определиться с целью, для которой оно открывается, и объемом полномочий, которыми собственники готовы наделить ОП. Исходя из этих критериев, различают такие обособленные структуры компаний.

• Представительство.
• Филиал.
• Другие подразделения, расположенные обособленно, в которых организованы рабочие места.

Основные признаки ОП следующие.

• Подразделение территориально удалено от главного офиса компании.
• Оборудованы стационарные рабочие места для постоянного размещения персонала. Достаточно иметь даже одно такое место, чтобы иметь статус обособленного подразделения.

Датой создания ОП считается именно день оборудования рабочего места для постоянного сотрудника, а не день, когда был принят приказ об открытии подразделения.

Наряду с общими признаками у ОП разных форм есть ряд существенных отличий. Разница обусловлена такими факторами, как объем полномочий, которыми главная компания наделяет подразделение, поставленные перед ним задачи, наличие банковского счета, собственной бухгалтерии и имущества.

У филиала те же функции и задачи, что и у главного офиса, а представительство – подразделение попроще, которое зачастую выполняет одну конкретную задачу.

Объем полномочий шире у филиала. У него больше свободы при принятии решений. Занимаясь производственной и коммерческой деятельностью, он одновременно выступает в роли представительства.

Через ОП в форме представительства компания решает гораздо меньше задач, чем через филиал. Это может быть представление интересов в судах и органах государственной власти, подписание договоров от имени организации, сопровождение сделок и ведение переговоров с партнерами.

Директор компании принимает решение о назначении руководителя ОП, который действует на основании доверенности. На общем собрании учредителей принимается положение о таком подразделении.

Независимо от разновидности обособленной структуры, ни филиал, ни представительство, ни другое ОП не имеют статуса юридического лица. Поэтому у них нет полномочий для самостоятельного заключения соглашений, и все они подписываются от имени компании.

Подразделение не считается участником гражданских и налоговых правоотношений, за все его действия и по всем обязательствам отвечает открывшее ОП юридическое лицо.

Основные этапы открытия ОП: краткая инструкция

1 этап – Принятие решения об создании подразделения. Происходит это на общем собрании учредителей с занесением в протокол, либо задача делегируется совету директоров.

2 этап – Разработка положения о подразделении. В нем содержатся сведения о том, какие цели преследует организация, открывая ОП, о руководителе подразделения, принципах деятельности образования и взаимодействия между членами коллектива.

3 этап – Назначение руководства подразделения. Принимается соответствующий приказ и на имя директора филиала, представительства или другого ОП выдается подписанная гендиректором компании доверенность, в которой указываются его полномочия и паспортные данные.

4 этап – Создание рабочих мест для использования на постоянной основе. Для решения этой задачи осуществляется поиск необходимых площадей, и создаются условия для выполнения персоналом своих трудовых функций. Как только первое из таких рабочих мест будет организовано, считается, что подразделение создано.

5 этап – Уведомление налоговой службы и постановка подразделения на учет. Перед созданием ОП в другом населенном пункте необходимо сообщить о таком решении в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. Позже документы, подтверждающие регистрацию подразделения, отсылаются в соответствующую территориальную ИФНС.

Уведомления налоговой службы оформляется по установленному образцу, как заявление по форме № С-09-3-1. Каждый созданный филиал и представительство необходимо зарегистрировать в ФНС по месту их нахождения. Для отправки уведомления собственникам компании дается 1 месяц с даты создания рабочих мест для постоянного персонала. При этом необходимо выбрать код причины постановки ОП на учет, который будет отличаться от кода самой организации.

Кроме заявления, в ИФНС подаются такие документы.

• Паспорт лица, обращающего в налоговую службу.
• Доверенность – если от имени компании действует не ее директор.

В связи с отсутствием у ОП статуса юридического лица регистрация подразделения осуществляется по сведениям о компании, содержащимся в госреестре ЕГРЮЛ.

Если подразделение переезжает в другой населенный пункт, то сначала происходит его закрытие по прежнему месту нахождения, после чего ОП открывают в другом месте.

Система налогообложения компании и ее обособленного подразделения должны совпадать. То есть, если юрлицо работает на УСН, то и ОП должно платить налоги в этом режиме.

Сведения о создании филиала и представительства должны в обязательном порядке регистрироваться в налоговой службе, которая вносит их в ЕГРЮЛ. Но если создается ОП другого типа, такой необходимости нет. Его руководителя назначает гендиректор, который и выдает доверенность на представление интересов компании. Кроме того, у такого подразделения общая с главным офисом бухгалтерия.

6 этап – Постановка на учет во внебюджетных фондах. Если у ОП будет собственный банковский счет и баланс, а также право начислять вознаграждение работникам, это подразделение должно быть принято учет в территориальных органах Пенсионного фонда и Фонда социального страхования по месту своего нахождения. На прохождение этой процедуры дается 30 дней. Регистрация во внебюджетных фондах осуществляется в течение 5 рабочих дней.

Документы для постановки на учет подаются в фонды в виде копий, заверенных у нотариуса. После проведения регистрации заявитель получает уведомления. Платить государственную пошлину при этом не нужно, но придется оплатить нотариальные услуги по удостоверению документов.

Негативные последствия нарушения порядка открытия ОП

При нарушении срока регистрации подразделения, который составляет 1 месяц после создания постоянных рабочих мест, наступает ответственность в форме штрафа. Причем правонарушением считается не только несвоевременная постановка ОП на учет, но и осуществление деятельности без предварительного уведомления налоговой службы.

Наказаниям за такие действия (или бездействие) посвящена 116 статья Налогового кодекса, в соответствии с которой независимо от продолжительности просрочки регистрации на компанию, которая ее допустила, накладывается штраф в сумме 10 тыс. руб.

За ведение бизнеса без постановки на учет в ИФНС штраф составляет 10 процентов от полученных за время такой работы доходов, но не меньше 40 тыс. руб.

Если нарушение сопровождалось отягчающими обстоятельствами, размер штрафа увеличивается и может достигать двойной суммы.

См. также: