Как правильно заполнить больничный лист работодателю

Правила заполнения и форма больничного листа в 2015 году особых изменений не претерпели, они должны соответствовать, утвержденному в 2011 году, Порядку заполнения листков нетрудоспособности и форме, установленной Приказом Миндзравсоцразвития № 347н. Однако у многих работодателей заполнение больничных все еще вызывает вопросы. Поэтому давайте рассмотрим основные моменты, как это нужно правильно делать.

В этой статье мы подробно опишем, как правильно заполнить больничный лист работодателем и врачом, как проверить его на подлинность, в каких ситуациях ФСС России может отказать в возмещении расходов на оплату пособия, а в каких не имеет на это право. А также о том, в каких случаях необходимо оформление дубликата листка нетрудоспособности и многие другие моменты.

Общие правила заполнения больничного

Основная информация о том, как правильно заполнить больничный лист, содержится в разделе 9 Приказа об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности № 624н, принятого Миндразсоцравития в 2011 году. К общим требованиям заполнения листка нетрудоспособности относятся следующие:

• Записи ведутся только на русском языке.
• Буквы, вписываемые в документ, должны быть заглавными и печатными.
• Цвет чернил допускается только черный.

Синие и фиолетовые цвета применяться не могут, так как одна из степеней защиты листка нетрудоспособности - синие волокна. Следовательно, использование ручки с синими чернилами затруднит считывание и распознавание текста в связи с тем, что чернила будут сливаться с волокнами.

• Заполнение листка нетрудоспособности предполагает использование гелевой, перьевой или капиллярной ручек, а также это можно сделать на компьютере.

Применение шариковой ручки не допускается, об этом прямо указано в п. 56 Порядка. Обусловлено это тем, что при считывании информации с листка, заполненного данной ручкой, могут возникнуть проблемы. Однако необходимо отметить, что в настоящее время сложилась двоякая позиция в отношении отказа в принятии больничного ФСС при заполнении его шариковой ручкой. Порядок в п. 56 и ФСС в своем письме от 28.10.2011г. указывают, что внесение сведений в больничный лист допускается только гелевой, капиллярной или перьевой ручками, следовательно, заполненный шариковой ручкой бланк признается испорченным. Однако судебная практика говорит о противоположном. В частности, Верховный Суд РФ в своем Постановлении от 17.02.2015г. указал, что заполненный шариковой ручкой бланк, при подтверждении страхового случая должен быть принят соц. страхом.

Можно ли заполнить больничный лист в 2015 году комбинированным способом? В случае, если бланк листа нетрудоспособности заполнен частично от руки и частично с помощью компьютера, орган страхования не сможет отказать в его принятии, если иных замечаний к документу нет, сведения читаются, страховой случай не оспаривается.

Буквы не должны выходить за границы ячеек. Печать может выходить за пределы установленного поля, но не должна затрагивать другие ячейки.

Основания и порядок выдачи дубликата бюллетеня нетрудоспособности

Как заполнить листок нетрудоспособности работодателю, если сведения, указанные врачом, содержат ошибки? В соответствии с Порядком заполнения в случае наличия ошибок в больничном листе он считается испорченным. Взамен недействительного бланка работнику должен быть выдан дубликат. Правда, специалисты, в том числе, и соц. страха, не рекомендуют спешить с выводами, что больничный с ошибками. Сначала нужно в этом точно удостовериться, чтобы не посылать сотрудников обратно в поликлинику или больницу.

В случае утери больничного листа оснований для начисления пособия нет, соответственно и подтверждения факта отсутствия на рабочем месте тоже. Однако гражданин может обраться в мед. организацию за получение дубликата документа.

Дубликат листа нетрудоспособности должен содержат отметку о его выдачи. В соответствующей строке должна стоять отметка «V», а в строке «Дата выдачи» - момент выдачи именно дубликата, а не первичного больничного.

Кто может выдавать больничный, а также его структура

В соответствии с действующим законодательством правом выдачи больничных листов наделены следующие категории лиц:

• Врачи, фельдшеры и медработники организаций, имеющих лицензию на осуществление мед. деятельности;
• Врачи частной практики при наличии вышеуказанной лицензии;
• Врачи учреждений санаторно-курортного типа (также при наличии лицензии).

Обратите внимание! Сотрудники приемных отделений, станций переливания крови, скорой медпомощи, водо- и грязелечебниц права выдачи листов нетрудоспособности не имеют.

Больничный лист состоит из 3-х разделов:

1. Заполняемого врачом;
2. Заполняемого работодателем;
3. Отрывного корешка, оставляемого в мед. организации.

Как больничный должен быть заполнен врачом

При получении от сотрудника листка нетрудоспособности необходимо тщательно проверить его на предмет правильности заполнения мед. организацией. Очень часто врачи ошибаются при внесении сведений в больничный и, как следствие, ФСС отказывает в возмещении затрат по испорченному листу. Образец заполненного больничного листа, приведенного в статье, поможет грамотно проверить представленный лист нетрудоспособности и своевременно выявить ошибку. В целом заполнение листка не требует каких-либо особых знаний, но стоит отметить ряд моментов, на которые необходимо обратить внимание:

• В поле «первичный, дубликат» должна стоять отметка о типе документа: первичном больничном или его дубликате.
• Поле «продолжение листка» содержит информацию о предыдущем больничном, если он имел место быть.
• В полях наименование и адрес мед. организации должен быть указан адрес и название организации, выдавшей больничный. Сведения вносятся с пропуском в одну ячейку, если в адресе присутствует корпус, то он отражается с помощью знака «/».

ФИО указывается в соответствии с паспортом, или иным документом, удостоверяющим личность.

Код основания выдачи больничного. Заполняя больничный лист в 2015 году также необходимо обратить внимание на поле о причине нетрудоспособности. В нем должен быть указан код основания выдачи больничного листа. Если ранее причина получения листка указывалась в документе открыто, то сейчас эта информация переведена в коды. Указанное новшество обеспечивает не только техническое удобство, но и сохраняет врачебную тайну.

В поле «доп.код» вписывается соответствующий код, при наличии оснований (например, при санаторно-курортном лечение, вследствие получения производственной травмы, при допотпуске по беременности и родам и т. д.). При изменении причины нетрудоспособности вписывается код изменения.

В поле «место работы» необходимо указать наименование организации. Важно отметить, что название компании может быть указано, как в сокращенной, так и в полной форме. Если наименование организации превышает отведенные для этого 29 ячеек, необходимо оборвать название. Выходить за пределы ячеек и дописывать его нельзя. Если в названии организации присутствуют знаки, их также необходимо указать.

Поле «по уходу» заполняется в случае ухода за больным родственником. В ячейках поля указывается возраст, ФИО и родственная связь того, за кем производился уход. Родственная связь также отражается в кодах, приведенных на обороте листка.

Поле «освобождение от работы» должно содержать длительность лечения, должность, ФИО и подпись врача. Пустые строки подлежат зачеркиванию.

Поле «приступить к работе» должно содержать дату, с которой работник обязан приступить к выполнению должностных обязанностей.

Поле «иное». При наличии ряда определенных обстоятельств (при продолжении болезни и выдачи нового листка нетрудоспособности, при установлении инвалидности и т. п.) подлежит заполнению поле «иное». Коды для этого поля отображены также на обороте листка.

Как заполнить больничный лист работодателю в 2015 г.

После того, как документ проверен на подлинность и правильность включения сведений мед. организацией, работодателю (чаще всего в лице кадрового работника или бухгалтера) необходимо перейти к его заполнению.

Так, в поле «наименование организации» нужно внести соответствующие сведения. Название не должно выходить за отведенное количество ячеек.

В полях о регистрационном номере и коде подчиненности нужно указать сведения, отраженные в извещении, полученном при регистрации в соцстрахе.

Поле «ИНН нетрудоспособного» не заполняется при отсутствии у работника ИНН, а также, если больничный выписывается для получения пособия по беременности и родам при постановке на учет в мед. организации на раннем сроке беременности.

Поле «СНИЛС» должно обязательно включать личный номер работника в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС).

В поле «условия исчисления» необходимо указать код, при наличии оснований, отраженных на обороте листка нетрудоспособности. Если таких оснований нет – поле не подлежит заполнению.

Поле «дата начала работы» заполняется в определенном случае. Если трудовой договор с работником был расторгнут вследствие того, что сразу после его заключения сотрудник заболел. Следовательно, если это произошло, работодателю необходимо заполнить поле «дата начала работы». В ней нужно отразить ту дату, на которую сотрудник должен был выйти на работу. Во всех других случаях данное поле заполнению не подлежит.

Поле «страховой стаж» должно содержать общий страховой стаж. В ячейках необходимо указать полное количество лет и месяцев стажа на момент наступления страхового случая. Если стаж менее года, но больше 30 дней, то указывается количество месяцев, если стаж составляет 29 дней и менее, то в ячейках проставляются нули.

В поле «в т.ч. нестраховые периоды» указывается также количество лет и месяцев периодов, признаваемых нестраховыми. Таковыми, в соответствии с действующим законодательством признаются периоды прохождения службы в армии и ОВД, работы в государственной противопожарной службе и учреждениях УИС.

В поле «Причитается пособие за период» – указывается промежуток времени за который будет начислено пособие. Указанный период должен совпадать с полем «Освобождение от работы», который был заполнен в мед. организации.

В Полях «Средний заработок для исчисления пособия» и «Средний дневной заработок» нужно указать соответствующие суммы, необходимые для расчета суммы выплаты. Данные показатели определяются в соответствии с ФЗ № 255 от 29.12.2006г. Средний заработок определяется на основании показателей з/п за два предшествующих года. В 2015 году средний заработок будет определяться по выплатам 2013 и 2014 годов.

Необходимо отметить, что указанным ФЗ установлены предельные величины базы для начисления в соцстрах взносов. В 2015 году эти показатели равны за 2013 год – 568 000, за 2014 – 624 000 руб. При расчете среднего дневного заработка сумму среднего заработка необходимо разделить на показатель «730», полученная сумма вписывается в соответствующее поле.

В поле «сумма пособия за счет средств работодателя», необходимо указать сумму выплаты, отчисляемую из средств работодателя. Необходимо отметить, что первые три дня нетрудоспособности оплачиваются работодателем, а остальные ФСС России.

Поле «Итого начислено» должно содержать информацию о полной сумме выплаты с учетом НДФЛ.

Подписывается больничный лист главным бухгалтером и руководителем организации.

Также необходимо отметить, что расчет суммы выплаты по временной нетрудоспособности и беременности и родам оформляется на отдельном листе и прикладывается к больничному листу.

Как отличить подлинный больничный лист от поддельного

Ответив на вопрос о том, как заполнить листок нетрудоспособности работодателем и врачом поясним вкратце, как отличить поддельный больничный лист от оригинального. Так, оригинальный лист нетрудоспособности отличает:

• Водяной знак с аббревиатурой Фонда соцстрахования (ФСС). Водяные знаки на оригинальном листке видны только на просвет. На подделке их можно увидеть, не поднося бланка к свету.
• Цвет бланка. На поддельном листе защитные волокна либо вообще отсутствуют, либо цвет их изменен. Чаще всего поддельный бланк имеет светло-зеленый оттенок. Цвет подлинного бланка голубовато-зеленый.
• Штрих код. Штрих код не должен выделяться на оборотной стороне бланка.
• Микротекст.

На подлинном больничном листе при увеличении можно рассмотреть микротексты под графами, где располагаются подпись врача, руководителя и главного бухгалтера. На подделке данные тексты отсутствуют.

• Качество бумаги.

Подлинник отличает качество бумаги, которая по текстуре напоминает денежную купюру, при сложении издает хрустящий звук.

• Номер.

Оригинальный бланк отличает также вдавленный текст в правом верхнем углу, содержащий 12-значный номер листа нетрудоспособности. На подделке номер напечатан или нарисован, на ощупь никак не ощущается.

• Цвет ячеек.

Цвет ячеек подлинного документа – желтый, поддельного – белый.

Недостоверный адрес или название организации, осуществившей выдачу больничного листа. Проверить факт реального существования организации, выдавшей больничный лист, можно на сайте Росздравнадзора.

• Отсутствие или искажение печатей;

Оригинальный лист нетрудоспособности содержит две печати. Наличие одной или вообще отсутствие печатей, как и отражение недостоверных данных медицинской организации являются признаками поддельного документа. Смазанная печать также указывает на поддельность больничного.

Помимо визуального осмотра работодатель может сделать запрос о подтверждение данных, содержащихся в спорном листке нетрудоспособности:

• на имя главного врача организации, выдавшей больничный лист;
• в территориальный орган ФСС России;
• в КЭК муниципального или регионального органов здравоохранения;
• в Росздравнадзор.

В случае, если лист нетрудоспособности будет признан поддельным, работнику грозит дисциплинарная, материальная или даже уголовная ответственность.