Расчетные листы: переход на электронный формат и другие актуальные вопросы

Каждый работодатель обязан ежемесячно уведомлять сотрудников о составляющих их заработной платы и удержаниях из нее. Невыполнение этого обязательства является серьезным нарушением трудового законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа, сумма которого может достигать 5 тыс. руб. для должностных лиц и 50 тысяч – для юридических.

В компаниях с большим количеством сотрудников подготовка бумажных расчетных листков и их раздача каждому работнику персонально требует значительных затрат как рабочего времени, так и материальных ресурсов. С целью избавиться от ненужных трат работодатели ищут прогрессивные способы информирования сотрудников о структуре зарплаты и переходят на электронные расчетные листы. Однако до недавнего времени считалось, что персонал должен получать данные об оплате труда исключительно в виде бумажной расчетки. Передача информации по электронной почте признавалась нарушением законодательства. Еще несколько лет назад такие выводы делали в своих решениях суды разных инстанций.

Минтруда одобрило электронный формат информирования кадров

Ситуация изменилась благодаря поддержке идеи перехода на электронные расчетные листки со стороны профильных министерств. В частности, позиция Минтруда по рассматриваемому вопросу изложена в письме от 21 февраля текущего года. В нем ведомство подтвердило, что работодатель может выдавать сотрудникам электронные расчетные листки взамен бумажных. В подтверждение правомерности использования такой формы передачи информации Минтруда акцентировало внимание на том, что в трудовом законодательстве отсутствуют правила уведомления персонала о составляющих зарплаты. Поэтому работодатель может сам выбирать форму передачи данных сотруднику. Однако использовать электронные расчетные листки можно только при условии, что порядок передачи соответствующей информации с использованием электронной почты предусмотрен в локальном нормативном акте, коллективном и трудовом договорах. В утверждении формы расчетки должен участвовать представительский орган трудового коллектива. При этом необходимо придерживаться порядка, предусмотренного для принятия локальных актов трудовым законодательством.

Основные требования к расчетному листку

Полученная возможность направлять информацию о зарплате по электронной почте не отменяет действующих требований к форме расчетного листа и срокам его предоставления работнику.

Когда нужно выдавать расчетки?

Трудовой кодекс предусматривает, что на работодателя возлагается обязательство выдавать работникам расчетные листы при выплате зарплаты. Как правило, это происходит, когда персонал получает основную часть оплаты труда. Несмотря на то, что по закону зарплата должна выплачиваться как минимум каждые полмесяца, выдавать расчетки чаще одного раза в месяц нет необходимости. Такое разъяснение дано в письме Роструда от 24 декабря 2007 года. Позиция ведомства в данном вопросе соответствует сложившейся практике. Расчетные листы должны выдаваться при выплате второй части зарплаты, то есть при окончательном расчете за месяц, поскольку именно в это время становятся известны все элементы оплаты труда и суммы произведенных удержаний.

Минфин поддержал такой подход к информированию персонала о структуре зарплаты. В письме этого ведомства от 10 апреля 2015 года разъяснено, что сумма налога на доходы физических лиц в виде оплаты труда определяется в последний день того месяца, за который начисляется доход. Следовательно, расчетный лист не может быть оформлен раньше.

Необходимость выдать работнику расчетный лист до окончания месяца может возникнуть только в случае его увольнения.

Защита персональных данных

Действующее законодательство к видам персональных данных физического лица относит, в том числе, и его доходы. Сторонние лица, имеющие доступ к такой информации, обязаны обеспечивать ее конфиденциальность. В соответствии с Трудовым кодексом работодатель может допускать к персональным данным сотрудников исключительно уполномоченных на это лиц, которые получают только тот объем информации, который требуется для выполнения поставленных задач.

В организации должно быть принято положение о конфиденциальности, содержащее правила защиты персональных данных сотрудников, обязательные для всего коллектива. При сборе, хранении и передаче информации, в том числе, в виде электронных расчетных листов, должен предотвращаться доступ к ней посторонних.

За нарушение требований законодательства в сфере персональных данных наступает дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная, а при серьезных проступках – даже уголовная ответственность.

См. также: